ترفندهای کاربردی برای اسباب کشی اداری - بهترین عینک آفتابی

به گزارش بهترین عینک آفتابی، اسباب کشی اداری زمین تا آسمان با اسباب کشی منزل فرق می نماید. اینجا به جای ظرف و قابلمه، کابل و مداد و اتوماتیک بسته بندی می کنید! خوشبختانه خبری از لباس نیست. در عوض هر گوشه پر از دستگاه های الکترونیکی شکننده و گران قیمت است، به علاوه ده ها میز و صندلی اداری که باید سالم به مقصد برسند. می دانیم حتی فکرش هم وحشتناک است. برای همین می خواهیم با این مقاله فکر تان را مرتب کنیم تا بدانید که اسباب کشی اداری آن قدرها هم سخت نیست. ما این کار را با یک زمان بندی تعیین به شما آموزش خواهیم داد. همراه ما باشید.

6 ماه قبل از اسباب کشی اداری

· اجاره نامه فعلی را آنالیز کنید. تعمیرات و تغییراتی که باید قبل از تحویل دفتر انجام دهید را پیدا کنید. اگر طی دوره اجاره، چراغی شکسته یا قسمتی از رنگ دیوار ریخته است، هرچه زودتر اقدام به تعمیر آنها کنید.

· یک تیم جابه جایی در دفتر تعیین کنید. تصمیم بگیرید چه کسانی باید در فرایند جابه جایی دخیل باشند. سپس وظایف مختلف اسباب کشی مانند بسته بندی اقلام، بازکردن بسته ها، سازماندهی جابه جایی و دکوراسیون دفتر تازه را به تیم مدیریت پروژه اثاث کشی محول کنید.

· بودجه بندی کنید. این بودجه تا رقم آخر مخارج جابه جایی را نشان نمی دهد و این کاملا طبیعی است اما خوب است بدانید بودجه کل جابه جایی تقریبا چقدر است و می توانید از کدام مخارج چشم پوشی کنید.

· درباره بیمه کردن اثاثیه تصمیم بگیرید. جایگزین کردن مبلمان اداری آسیب دیده چندان سخت و هزینه بردار نیست اما دفتر شما پر از تجهیزات الکترونیکی گران قیمت است که نمی توان به راحتی جایگزین شان کرد. البته بیشتر شرکت های باربری اقلام را قبل از انتقال، بیمه می نمایند.

· درباره شرکت های باربری تحقیق کنید. بگردید و باتجربه ترین تیم باربری را استخدام کنید. یادتان باشد خدمات جابه جایی اداری با منازل مسکونی فرق دارد و شرکت موردنظر باید تجربه اسباب کشی بدون خسارت در محیط اداری را داشته باشد. حتی می توانید سراغ مجموعه های آنلاین بروید.

· لیستی از اقدامات لازم تهیه کنید. از آنجا که کل کارکنان اداره در فرایند جابه جایی دخیل می شوند، این لیست به فکر شما نظم می دهد. تمام اقداماتی که باید در روزهای آینده انجام دهید را یادداشت کنید و یکی یکی تیک بزنید.

· جابه جایی را به کارمندان اعلام کنید. ابتدا با ایمیل و بعد در یک جلسه حضوری خبر جابه جایی را به گوش تمام کارمندان اداره برسانید و علت جابه جایی، آدرس و ویژگی های دفتر تازه و تاریخ جابه جایی را به آنها بگویید.

· از اثاثیه موجودی بگیرید. حتی اگر بودجه ای برای خرید اثاثیه نو ندارید، همواره نمی توانید کل اثاثیه فعلی را در دفتر تازه بگنجانید. اقلام انتقالی را جدا کنید و لیستی از آنها در اختیار کارکنان شرکت باربری بگذارید.

4 الی 3 ماه قبل از اسباب کشی

· تاریخ دقیق جابه جایی را تعیین و به کارمندان اعلام کنید. تا اینجا شرکت باربری موردنظر را انتخاب نموده و تعرفه آن را با سایر شرکت ها مقایسه نموده اید. حالا نوبت رزرو اثاث کشی آنلاین یا حضوری است. تاریخ جابه جایی را به کارمندان خبر دهید.

· برنامه حرکت را تعیین کنید. برنامه حرکت یعنی بدانید تلفن ها کی قطع شوند، میزها کی تمیز شوند، اینترنت دفتر تازه کی راه اندازی گردد و غیره. با انتخاب چند سرگروه برای این وظایف، مسئولیت ها را به اعضای تیم جابه جایی واگذار کنید.

· به صاحب ملک فعلی اطلاع دهید. به محض اینکه تاریخ انتقال شرکت تأیید شد، به صاحبخانه فعلی یا مدیر ملک خود بگویید که چه زمانی قصد فسخ اجاره را دارید.

· تغییر آدرس اداره را به همه اطلاع دهید. آدرس تازه و اطلاعات تماس دفتر بعدی را به شرکا، مشتریان، فروشندگان و هر کس دیگری که با شما ارتباط تجاری دارد، بدهید. همه باید از نقل مکان شما آگاه باشند تا ارتباطشان قطع نگردد.

· با شرکت اسباب کشی و باربری قرارداد ببندید. اگر شرکتی که برای بسته بندی اثاثیه استخدام نموده اید، خدمات جابه جایی و باربری ارائه نمی نماید، حتما در پی تیم دیگری برای انتقال اثاثیه باشید. اگر اسباب کشی منزل یا اداره را به وسیله پلتفرم های آنلاین انتخاب می کنید، می توانید از انواع خدمات مطمئن اثاث کشی در همین برنامه ها آگاه شوید.

· اثاثیه را جمع آوری کنید. با خرید لوازم بسته بندی شروع کنید. جعبه، برچسب، نوارچسب و قیچی اولین ملزومات اسباب کشی هستند. وسایل غیرضروری در هفته های آینده را داخل جعبه ها بگذارید و برچسب بزنید.

2 ماه قبل از اثاث کشی

· چیدمان اثاثیه را در فضای تازه برنامه ریزی کنید. به جای اینکه بعد از انتقال بسته ها بنشینید و درباره دکور دفتر تازه تصمیم بگیرید، از 2 ماه قبل به این فکر کنید که تجهیزات و مبلمان اداری کجا باشند و کارمندان کجا بنشینند.

· برای قطع، انتقال و راه اندازی مجدد خدمات اداره برنامه بریزید. راه اندازی اینترنت، نصب تلفن و خدمات برقی دفتر تازه بدون برنامه قبلی ممکن نیست.

· بسته بندی اصلی را شروع کنید. دفتر تازه را تمیز کنید. کم کم تجهیزات و وسایلی که باید منتقل شوند را در جعبه ها بسته بندی کنید. یک ماه قبل از اسباب کشی اداری

· روی اثاثیه، تجهیزات و ملزومات اداری برچسب بزنید. این برچسب ها موقع باز کردن بسته ها کمکتان می نمایند تا بدانید هر جعبه برای کدام بخش از اداره و کدام کارمند است. می توانید از برچسب های رنگی بهره ببرید یا با ماژیک روی کارتن ها بنویسید.

· از فایل ها و داده های اداره بک آپ بگیرید. این طوری حتی اگر در طول جابه جایی حادثه ای برای سیستم های کامپیوتری رخ دهد، اطلاعات حیاتی شرکت از بین نخواهد رفت.

· زمان رسیدن وانت بار را هماهنگ کنید. با مدیر ساختمان دفتر قبلی و دفتر تازه صحبت کنید و روز جابه جایی را خبر دهید تا لحظه بارگیری و تخلیه اثاثیه، محیط پارکینگ کاملا خلوت و آماده باشد.

· اقلام غیرضروری را خردخرد به دفتر تازه بروید. اگر فرصت دارید، اقلام غیرضروری که تا به امروز بسته بندی نموده اید را خردخرد به دفتر تازه ببرید. با وسایلی مثل گل و گیاه و دفاتر بایگانی شروع کنید تا جابه جایی اصلی کمی سبک تر گردد.

· به کارمندان بگویید لوازم شخصی خود را بسته بندی نمایند. به کارکنان بگویید چه زمانی شروع به بسته بندی وسایل خود نمایند و فرصت کافی برای انجام این کار را به آنها بدهید.

یک هفته قبل از اسباب کشی اداری

· آدرس اداره را به روز کنید. آدرس تازه را روی وب سایت شرکت، حساب های مالی، حساب رسانه های اجتماعی، اشتراک ها و لیست های تجاری (مثل گوگل و دایرکتوری های محلی) به روز کنید. اکنون همه باید آدرس تازه اداره را داشته باشند.

· برنامه روز حرکت را با تیم جابه جایی مرور کنید. اتفاقات روز جابه جایی را با تیم وانت بار مرور کنید. اینکه چه کارهایی با چه ترتیبی انجام می شوند، وانت بار چه ساعتی می رسد، اول کدام اقلام بارگیری می شوند و چه کسی بر عملکرد کارگران نظارت می نماید.

· مسئولیت وسایل الکترونیکی را خودتان برعهده بگیرید. طبق برنامه قبلی سیستم های کامپیوتری را از برق بکشید و آنها را برای انتقال آماده کنید. در صورت امکان مسئولیت جابه جایی این اقلام را برعهده کارکنان بخش فناوری اطلاعات بگذارید و به کارگران مجموعه اثاث کشی واگذار نکنید.

روز اثاث کشی

· کلیدهای کارمندان را جمع کنید. اکنون همه بسته ها آماده جابه جایی هستند و بعد از امروز کاری با این دفتر ندارید. کلید و کارت پارکینگ همه کارکنان را جمع کنید و به صاحب ملک برگردانید.

· در دفتر حضور داشته باشید تا تیم وانت بار برسند. یک نفر باید مسیر را به تیم خدمات جابه جایی نشان دهد، از آنها پذیرایی کند و به کار آنها نظم بدهد. حتی اگر جعبه ها برچسب دارند، خود شما هم حضور داشته باشید تا روی بارگیری کارتن لوازم شکستنی نظارت کنید.

· برای آخرین بار در دفتر قدم بزنید. بعد از آنکه وانت بار را راهی دفتر تازه کردید، در فضای دفتر قدیمی چشم بچرخانید و مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده باشد.