6 نکته برای مدیریت زمان و حجم کاری - بهترین عینک آفتابی

به گزارش بهترین عینک آفتابی، اگر از آن دسته افرادی هستید که دوست ندارید به شما گفته گردد چه کاری را باید انجام بدهید و در راه اهداف شغلی خود چه فداکاری هایی بکنید، گزینه ای ایده آل برای تیپ شخصیتی شما مشاغلی خواهند بود که به شما استقلال می دهند تا آنچه می خواهید را انجام دهید. اما داشتن استقلال در شغل خود نیازمند تمرکز بر مهارت مدیریت زمان است.

مهارت هایی مانند مدیریت زمان و وظایف لزوما به صورت طبیعی در وجود ما نهادینه نشده اند و باید روی پرورش آن ها کار کنیم. بنابراین بهتر است در پی راه کارهای قابل اطمینانی باشیم که ما را در پرورش این مهارت ها و کنترل کردن جریان کاری هدایت می نمایند.

1. استفاده از تقویم را تبدیل به عادت کنید

این که برای برنامه ریزی و پیگری آن فقط به حافظه خود متکی باشید یک اشتباه بزرگ است. ساده ترین راه برای حرفه ای شدن در مدیریت زمان این است که برای همه چیز از تقویم بهره ببرید و این کار را به یک عادت تبدیل کنید.

تقویم های دیجیتالی بسیاری برای مدیریت برنامه ها و وظایف روزانه وجود دارند که از جمله آن ها می توان به Outlook مایکروسافت و Google Calendar اشاره نمود.

هدف این است که شما همه چیز، شامل جلسات، بخش های مختلف کار، رویدادها و به صورت کلی هر چیزی که باید در طول روز انجام دهید را وارد تقویم کنید. اگر چیزی وجود دارد که احتمال می دهید فراموشش کنید، حتما آن را وارد تقویم کنید. بهتر است هر آنچه را که می توانید از پیش به تقویم اضافه کنید و در ابتدای هفته زمان معینی را برای این کار اختصاص دهید.

2. ایمیل های خود را در پوشه های مختلف سامان دهی کنید

نگهداری همه ایمیل ها در این باکس باعث هرج و مرج می گردد، به ویژه اگر احتیاج باشد بعدا یک ایمیل مهم را پیدا کنید. برای حل این مشکل، باید ایمیل های خود را در پوشه های مرتبط دسته بندی کنید.

پوشه هایی که ایجاد می کنید باید معینا به شغل و نقش شما مرتبط باشند تا بتوانند در یافتن سریع تر اطلاعات به شما یاری نمایند. این پوشه ها می توانند شامل پروژه ها، اعلان ها و به روز رسانی های شرکت یا سازمان، اعضای گروه، ایمیل هایی که باید دنبال شوند مانند خبرنامه ها و … باشند.

ممکن است مزیت سازمان دهی مکاتبات خود به این روش را در کوتاه مدت مشاهده نکنید، اما در دراز مدت نقش آن را در کنترل جریان کاری خود خواهید دید.

3. سامان دهی فایل ها

هیچ چیز برای بهره وری شما مخرب تر از فایل های نامرتب و برهم ریخته نیست. در نتیجه این بی نظمی، پیدا کردن فایل های مورد احتیاج برای شما سخت خواهد شد و در نهایت منجر به کند شدن فرایند کار و حتی اهمال کاری خواهد شد.

درست مانند سامان دهی ایمیل ها، سامان دهی فایل ها هم از اهمیت بالایی برخوردار است و به شما یاری می نماید جریان کاری خود را بهتر مدیریت کنید. در واقع، در حالت ایده آل شما نباید فایلی داشته باشید که در پوشه ای اختصاصی ذخیره نشده است.

انجام این کار به صورت اتوماتیک توانایی مدیریت فرایند کار شما را بهبود نمی بخشد، اما به شما یاری می نماید زمان را بهتر مدیریت کنید و عزم شما را حفظ می نماید.

4. از کار خود مطلع باشید

داشتن استقلال در کار به این معنی است که از شما انتظار می رود از وظایف جاری خودتان مطلع باشید و بدانید این وظایف در مقیاس بزرگ تر که همان کوشش تیم شماست چه جایی دارند. بنابراین، احتیاجی به اشاره نیست که برای رسیدن به این مطلعی، به روشی کاربردی احتیاج دارید.

می توانید یک صفحه گسترده ایجاد کنید و تمامی فرایند کاری خود، از مشتریانی که با آن ها سروکار دارید تا برنامه ریزی پرو ژه ها را در آن لیست کنید. مایکروسافت Excel و گوگل Sheets دو ابزار بسیار کاربردی هستند که با نمونه های آماده می توانند به شما در ایجاد این لیست یاری نمایند. البته اگر قالب های موجود را نپسندیدید می توانید قالب دلخواه خودتان را ایجاد کنید.

صفحه گسترده ایده آل شما باید در موارد زیر به شما دیدگاه مناسبی ارائه کند:

• وظیفه ای که انجام می دهید چه است؟
• مهلت انتها (ددلاین)
• شاخص های پیشرفت
• وظایفی که با آن همراه هستند

بعلاوه، می توانید از نرم افزارهای مدیریت کار مانند Asana بهره ببرید که تا حدی لیست وظایف شما را سامان دهی می نمایند. در نهایت، مهم نیست از چه روشی برای مطلعی از فرایند کار خود استفاده می کنید؛ اما اگر خودتان به تنهایی مسئول مدیریت فرایند کاری خود هستید، لازم است دیدگاهی کلی نسبت به آن داشته باشید.

5. وظایف خود را به شیوه ای موثر اولویت بندی کنید

زمانی که کسی نیست که به شما بگوید چه کاری انجام دهید، باید خودتان تشخیص بدهید کدام وظایف را نسبت به دیگران در اولویت قرار دهید. این مهارت همان مهارتی است که بیشتر افراد اغلب با آن مشکل دارند، زیرا باید به تصویری بزرگ تر فکر نمایند و پیامدهای آینده را پیش بینی نمایند.

خوش بختانه، روش های امتحان شده ای برای انجام این کار وجود دارند که می توانند به شما یاری نمایند. متد MoSCoW به شما می آموزد چطور وظایف را به دسته های لازم است انجام گردد، باید انجام گردد، می تواند انجام گردد و نباید انجام گردد تقسیم کنید. این روش در واقع سیستمی امتحان پس داده است که به شما امکان می دهد وظایف ضروری و غیر ضروری را معین کنید.

روش دیگر ماتریکس آیزنهاور است که وظایف را به جدولی 2 در 2 تقسیم می نماید: ضروری، مهم، غیرضروری، بی اهمیت. بنابراین، اگر وظیفه ای در خانه ضروری/ مهم نهاده شد، به این معنی است که باید اکنون آن را انجام دهید. اما اگر در خانه غیرضروری/ بی اهمیت نهاده شد، می توانید در حال حاضر انجام آن را نادیده بگیرید.

6. زمان خود را در وظایف تکراری ذخیره کنید

افراد حدودا 25 درصد از زمان کاری خود را صرف وظایف تکراری می نمایند که این مقدار بخش قابل توجهی از ساعات کاری را شامل می گردد، اما متاسفانه در این مدت کار موثری انجام نمی گردد. این زمان می تواند صرف ایمیل هایی گردد که متنی مشابه دارند یا گزارش هایی که نوشته می شوند.

خوش بختانه می توان برای حل این مشکل هم یک عادت کاری اتوماتیک را در خود پرورش داد، مانند استفاده از افزونه Magical Text Expander برای مرورگر کروم که به شما اجازه می دهد به جای نوشتن متن های تکراری تا 10 میان بر مختلف ایجاد کنید.

این میان بر می تواند ترکیبی از نشانه ها و حروف باشد. هنگامی که آن ها را تایپ کردید، افزونه به صورت اتوماتیک آنچه تایپ نموده اید را به متن کامل تبدیل می نماید. برای مثال، با نوشتن عبارت report# یک ساختار گزارشی ایجاد می گردد و سپس شما می توانید آن را ویرایش و جزئیات دلخواه خود را اضافه کنید.

بر قله جریان کاری خود بایستید

هنگامی که صحبت از مدیریت فرایند کاری در میان باشد، وقوع نابه سامانی و اشتباه بسیار آسان است. پس باید مطمئن شویم هر آنچه برای به حداقل رساندن این شرایط احتیاج است را در اختیار داریم.

به عنوان انسان، ما فقط می توانیم به میزان ای که مغزمان اجازه می دهد از حافظه خود استفاده کنیم، پس بهتر است برای به یاد آوردن همه چیز به خود فشار نیاورید. استفاده از این نکته ها می تواند به شما یاری کند حجم کاری خود را به طرز موثرتری مدیریت کنید و این کار را به یک عادت تبدیل کنید.

منبع: Make Use Of